2024-06-03

Dokumentų valdymo bendroji informacinė sistema veikia jau 2 metus

2022 m. birželio 2 d., 8:15 val., Finansinių nusikaltimų tyrimo tarnybos prie LR VRM darbuotoja užregistravo pirmąjį dokumentą Dokumentų valdymo bendrojoje informacinėje sistemoje (DBSIS), oficialiai pradėdama jos istoriją. Tą dieną DBSIS pradėjo naudoti pirmosios 42 organizacijos, turinčios daugiau nei 6 tūkst. darbuotojų. Per visą dieną buvo užregistruoti 3649 dokumentai.

Per dvejus metus DBSIS susidūrė su daugybe iššūkių. Dalis jų kilo dėl naujoviškų technologijų taikymo, o kita dalis – dėl įgūdžių ir procedūrų trūkumo valdant tokią didelę informacinę sistemą. Tačiau visos problemos buvo sėkmingai išspręstos, ir dabar, po dvejų metų, DBSIS yra stabili ir užtikrinta sistema.

Šiandien DBSIS paslaugomis naudojasi beveik 63 tūkst. darbuotojų iš daugiau nei 550 valstybės ir savivaldybių institucijų bei įstaigų. Kasdien DBSIS užregistruojama per 23 tūkst. dokumentų, išsiunčiama apie 3 tūkst. el. laiškų ir daugiau nei 1 tūkst. e-siuntų. Kas valandą per DBSIS organizacijose išskirstoma daugiau nei 2 tūkst. užduočių.

DBSIS.PNG

DBSIS yra saugi valstybės informacinė sistema, užtikrinanti organizacijų duomenų patikimumą, apsaugą nuo įsilaužimų bei informacijos ir dokumentų praradimo. Sistema nuolat tobulinama ir plečiama, reguliariai atnaujinama, siekiant pašalinti klaidas, išlaikyti technologijų aktualumą ir pasiūlyti naujas, naudotojams aktualias funkcijas bei galimybes.

DBSIS yra neatlygintinai valstybės teikiama paslauga, todėl ją naudojančios organizacijos išvengia papildomų išlaidų, specialių kompetencijų specialistų poreikio, priežiūros paslaugų ir daugelio kitų problemų.

Per dvejus metus išvystėme efektyviai veikiančią pagalbos ir kompetencijų plėtros sistemą. Nors visą DBSIS priežiūrą Informatikos ir ryšių departamente užtikrina vos 7 darbuotojai, kiekviena organizacija, paskirdama bent vieną savo paskyros administratorių, sukuria didelę, net 1030 priežiūrą užtikrinančių darbuotojų bendruomenę. Jų pateiktos užklausos operatyviai sprendžiamos DBSIS pagalbos tarnyboje. Siekiant palengvinti DBSIS naudojimą ir metodinės informacijos prieinamumą, pradėjo veikti DBSIS intraneto portalas, skirtas visiems DBSIS naudotojams.

Dvejų metų veikimo sukaktį DBSIS sutinka kaip pilnavertė, šiuolaikiška ir sklandžiai veikianti dokumentų bei veiklos procesų valdymo informacinė sistema. Dėkojame visiems, tiek tiems, kas besąlygiškai tikėjo DBSIS sėkme projekto pradžioje, tiek tiems, kurie patikėjo sistema vėliau, įsitikinus jos veiksmingumu. Dėkojame už kantrybę ir supratimą sprendžiant DBSIS veiklos sutrikimus bei už palaikymą ir padrąsinimą judėti pirmyn. Taip pat dėkojame visai DBSIS išorės ir vidaus komandai, kuri visada, net ir sudėtingiausiais momentais, bendradarbiavo ir padėjo rasti išeitis iš visų situacijų. Keliame sau tikslą ir toliau vystyti DBSIS, kad ši informacinė sistema būtų dar pažangesnė, patogesnė ir naudingesnė!